L’absentéisme aux consultations est un véritable défi. Chaque jour, des créneaux horaires sont perdus à cause de patients ou partenaires qui ne se présentent pas, perturbant ainsi l’organisation de vos plannings. Plusieurs raisons expliquent ces rdv manqués : un simple oubli, un imprévu de dernière minute, une erreur de communication qui crée une incompréhension, etc.
Et la conséquence est pénible : vous devez par la suite réorganiser votre emploi du temps, faire face à des pertes financières ou encore, par moment, répondre aux insatisfactions de vos patients.
Vous vous posez sûrement une question : comment éviter ces rendez-vous manqués ?
Heureusement, vous verrez à travers cet article, qu'il existe différents outils pour réduire votre taux d'absentéisme, comme par exemple le rappel de rendez-vous par SMS ! 👇🏻
Quel est l'impact d'un rendez-vous loupé ?
Les consultations non honorées sont constatés journalièrement par 95 % des praticiens selon l'ordre des médecins. L'impact des no show est donc global et concerne tous les professionnels de santé.
En effet, c'est plus de 27 millions de rendez-vous médicaux qui ont été loupés en France en 2023. Autant de consultations qui n'ont pas pu être facturées par les médecins. Les conséquences ? Une réorganisation express du planning du cabinet à chaque trou causé par un oubli.
De plus, le nombre de créneaux étant limité dans une même journée, d'autres patients ayant besoin de soins doivent potentiellement se tourner vers les urgences. Ce qui a un impact direct sur les salles d'attentes déjà surchargées des hôpitaux.
Alors comment prendre les devants pour éviter d'être impacté par les no show ?
Quelles stratégies mettre en place pour éviter les RDV manqués ?
Pour vous assurer de réduire au maximum les cas de no show, voici quelques conseils !
Envoyez des confirmations de rendez-vous
Afin de vous assurer que les patients ont bien pris note de leur futur rdv, proposez leur diverses confirmations écrites :
- Le traditionnel post it reprenant la date et l'heure du prochain rendez-vous
- L'e-mail ou le SMS de confirmation
- Si vous utilisez un logiciel, créez la consultation sur le profil du patient
- L'envoi d'un rappel calendrier que le patient peut directement intégrer en un clic
Ainsi, même en cas d'oubli, vos patients n'auront pas besoin de vous rappeler et de saturer votre standard pour se remémorer de leur prochaine consultation.
Pensez aux rappels de rendez-vous automatisés
Pour compléter les confirmations de rendez-vous, vous pouvez opter pour une solution automatisée. Cela permettra à votre personnel d'économiser un temps précieux. Quelques jours avant, cela vous permettra de prévenir les patients concernés et de vérifier qu'ils pourront bien respecter leur engagement.
Par exemple, prévenez une semaine avant et vingt quatre heures avant. Une semaine avant, les destinataires auront encore le temps de vous contacter pour annuler la consultation. Ainsi, pas de risque de ne pas pouvoir replacer un autre patient sur le créneau donné. Vingt quatre heures avant, le rappel sera bien frais dans l'esprit du patient.
L’automatisation de vos rappels présente plusieurs bénéfices. Le principal avantage est le gain de temps. En programmant des rappels automatiques, vous évitez d’avoir à contacter manuellement vos clients pour leur rappeler leur rendez-vous. Cela vous libère du temps pour vous consacrer à d’autres tâches.
De plus, la possibilité pour eux de répondre facilement à vos rappels, pour confirmer ou annuler leur rendez-vous, ajoute une flexibilité qui améliore leur expérience et votre organisation.
Facturez les consultations non honorées
Chaque créneau horaire non honoré représente une opportunité perdue de générer des revenus, surtout dans les secteurs où les rendez-vous sont très importants, comme la santé par exemple. En automatisant vos rappels, vous réduisez fortement votre taux d’absentéisme et, par conséquent, vous optimisez votre organisation. Cela se traduira directement par une augmentation de vos revenus, car chaque rendez-vous confirmé est une garantie d’utiliser pleinement votre temps. Plus qu'efficace, cette pratique vous permet d'éviter les annulations de confort. Vous pourrez toujours étudier les raisons des annulations de dernières minutes ou de non présence afin de ne pas pénaliser les patients ayant des raisons valables.
Les outils pour gérer et rappeler vos rendez-vous
L'e-mail
Vous y avez sûrement déjà pensé mais l'e-mail reste une solution efficace pour rappeler une consultation. Grâce à lui, vous pouvez communiquer plusieurs informations pratiques à vos destinataires comme la date, l'horaire, le lieu ou si des documents doivent être apportés lors du rendez-vous.
Ce canal vous donne aussi l'opportunité d'envoyer également des éléments visuels pour compléter ce que vous aurez écrit. Autre avantage pour vous, vos destinataires pourront facilement répondre à vos e-mails s’ils ont besoin d’annuler ou de regrogrammer la consultation.
Attention : nous vous conseillons de toujours rappeler à vos destinataires de regarder dans leurs spams ! Cela leur permettra de reconnaitre votre adresse mail et de l’enregistrer.
Les applications de gestion de médicales
Les applications de gestion de rendez-vous sont des outils de plus en plus populaires pour éviter les rendez-vous manqués. C'est notamment le cas dans le milieu médical. Il existe par exemple des logiciels, comme OSOFT ou encore LEXPERTMEDICAL qui permettent à vos cabinets de mieux gérer les dossiers médicaux et les tâches administratives.
Vous utilisez un logiciel et avez envie ? Consultez nos intégrations SMS pour voir si votre logiciel est compatible !
Ces types de plateformes vous permettent de centraliser vos prises de rendez-vous, vos rappels envoyés et de simplifier l’organisation de votre planning.
Simples d'utilisation, ces applications permettent à vos clients et/ou patients de réserver, modifier ou annuler un rendez-vous depuis un seul et même outil. De plus, elles envoient automatiquement des rappels, garantissant ainsi que les utilisateurs ne manquent pas leur rendez-vous. Cela peut également vous aider à gérer les imprévus plus efficacement.
Par exemple, en cas d'annulation de dernière minute, le nouveau créneau libre pourrait être proposé à d'autres clients en attente, optimisant ainsi votre temps de travail.
Enfin, en plus de réduire vos rendez-vous manqués, les applications de gestion de rendez-vous améliorent votre expérience client. En offrant une interface simple et intuitive, elles permettent aux utilisateurs de gérer leurs rendez-vous en toute autonomie, augmentant ainsi leur satisfaction tout en vous allégeant de la charge administrative.
Le SMS professionnel
Le SMS médical est l’un des outils les plus utiles pour éviter les absences. Avec un taux de lecture de 97 %, vous avez à disposition un canal de communication redoutable. Si nous ajoutons que nous consultons notre téléphone en moyenne 3 heures par jour, vous avez donc de très fortes chances que que votre rappel soit consulté.
Envoyer des notifications SMS est un moyen idéal de toucher instantanément vos destinataires et leur rappeler un rendez-vous. Avec ce canal, vous envoyez un message court, clair mais aussi possiblement personnalisé avec les informations que vous souhaitez. De plus, sachez que vos envois peuvent être automatisés et programmés à l’avance, garantissant un suivi régulier sans effort supplémentaire de votre part.
Le SMS pro présente également l’avantage d’être interactif. Votre contact peut facilement confirmer sa présence, demander à reporter ou annuler en répondant directement au message. Cela vous apportera une gestion plus fluide de votre organisation et vous permettra de réduire votre taux d’absentéisme.
Attention : il est important de faire vos envois correctement en envoyant un message clair et pertinent mais aussi en choisissant la bonne heure. Cela garantit une réception au bon moment, suffisamment proche pour que le client se souvienne, mais pas trop tard pour qu’il puisse encore réorganiser son emploi du temps si nécessaire.
Comment automatiser vos rappels de RDV
Maintenant que vous avez toutes les clés, on a LA solution tout en un pour vous : l’automatisation de vos rappels de rdv ! En effet, il vous est possible de programmer des rappels de rendez-vous directement depuis vos agendas Outlook, Google Agenda, ou autres ! Cela vous permet de prévenir vos clients, patients ou partenaires de rendez-vous à venir. Vous réduirez à la fois les no-show mais aussi le temps consacré à la gestion manuelle de ces rappels.
Exemple avec une mise en situation
Pour finir, prenons un exemple concret avec une clinique médicale qui accueille de nombreux patients chaque jour. Avant l'introduction de l'automatisation des rappels, les employés devaient appeler un à un les patients pour confirmer leur venue. De nombreux patients oubliaient tout de même leur rendez-vous, entraînant des trous dans l'agenda de la clinique et des pertes financières importantes.
Avec la mise en place de l’automatisation via des rappels, la situation a changé. En utilisant un service directement intégré à leur plateforme de gestion, la clinique peut mettre en place des rappels automatiques par SMS envoyés à leurs patients.
Cette automatisation permet de réduire le taux d'absentéisme, tout en baissant aussi la charge de travail de l’équipe administrative. Certains de nos clients le font directement depuis HubSpot via notre plugin d’envoi de SMS !
Le cabinet médical peut ainsi optimiser ses plannings, éviter les rendez-vous manqués, et se concentrer sur la qualité du service offert à ses patients.
Quelques bonnes pratiques de communication patient
Afin de renforcer votre communication patient au global, voici quelques petits conseils à adopter en plus du rappel de rendez-vous !
- Optez pour un logiciel médical vous permettant de partager avec vos patients les informations clés du cabinet, leurs résultats d’analyse, échéance de renouvellement de traitement…
- Ne négligez pas l’affichage sur place : heures d’ouvertures du standard, règles à respecter pour le report des rendez-vous, honoraires…
- Mettez en place une boite à idées pour récolter le feedback des visiteurs et améliorer l’organisation du cabinet
- N’hésitez pas à doubler vos rappels de RDV par SMS avec un appel pour les patients ayant un historique d’oubli
Vous avez plus d'informations à votre disposition pour éviter des rendez-vous manqués ! Inscrivez-vous dès maintenant et configurez votre premier rappel de rendez-vous directement sur notre plateforme !