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Découvrez dans ce tutoriel comment mettre en place notre service de rappel de rendez-vous sur la plateforme SMSFactor.
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Une fois connecté à la plateforme SMS, vous avez le choix entre nos différents services. Pour configurer vos SMS de rappel professionnels, cliquez sur « Rappel de RDV ».
Vous arrivez sur le tableau de bord où vous pouvez retrouver toutes les informations concernant vos rappels de rendez-vous. Vous avez accès à vos configurations et votre abonnement.
Avant de commencer la création de votre premier rappel de rendez-vous, vous devez cliquer en bas à gauche sur « Abonnement ». En cliquant sur ce bouton, vous pouvez savoir si vous avez déjà un abonnement en cours. Si ce n’est pas le cas, vous devrez sélectionner le plan qui correspond à votre besoin. A savoir : vous avez le choix entre un paiement mensuel ou annuel.
Les trois proposent l’essai gratuit de 30 jours et l’intégration de votre calendrier Google ou Microsoft Outlook est possible dans tous les cas. La fonction qui change selon votre abonnement est le nombre de calendrier :
Une fois votre abonnement choisi, cliquez sur le bouton bleu « Souscrire » en dessous des informations. Remplissez les informations bancaires demandées et confirmez l’achat pour commencer votre période d’essai. Après vous être abonné, vous pourrez configurer des rappels de rendez-vous ! Revenez sur « Tableau de bord » puis cliquez sur le bouton « Créer un rappel de rendez-vous » en haut à droite ou bien cliquez sur l'onglet « Configurations » à gauche.
Donnez un nom à votre rappel de rendez-vous puis cliquez sur « Suivant ».
Dans cette étape, vous devez choisir le type de calendrier que vous souhaitez authentifier à votre compte SMSFactor. Vous avez le choix entre Google et Microsoft. Une fois le type sélectionné, cliquez sur « S’authentifier » pour autoriser l’accès à SMSFactor et connecter votre calendrier.
Après la confirmation, si vous avez plusieurs calendriers, sélectionner celui qu’il faut utiliser pour votre rappel de rendez-vous. Si vous voulez connecter plusieurs calendriers, il vous faudra plusieurs configurations !
Lorsque vous avez sélectionné votre calendrier, un aperçu de 3 événements présents sur ce dernier apparait en dessous avec la date et heure, le fuseau horaire, le titre de l’événement, la localisation et la description. Cela vous permettra de vérifier que vous avez choisi le bon calendrier. Pour continuer ce tutoriel, nous prenons l’exemple d’un calendrier Microsoft Outlook. Cliquez ensuite sur « Suivant » en bas à droite.
Vous devez à présent renseigner le champ où se trouvera le numéro de téléphone de vos contacts. Vous avez le choix entre le titre de l’événement, la localisation et la description. Pour la suite du tutoriel, nous choisissons « Description ».
Attention ! Faites bien attention de bien renseigner les informations de votre contact lors de la configuration de votre rappel de rendez-vous pour éviter toute erreur lors de votre envoi. N'ajoutez pas de texte supplémentaire dans le champ que vous aurez sélectionné pour le numéro de téléphone de vos destinataires.
Dans cette quatrième sous-étape, vous devez planifier votre rappel de rendez-vous. Vous pouvez choisir en jours (0 à 30), heures (0 à 24) ou minutes (0 à 60), mais aussi si l’envoi est avant ou après le rendez-vous. Une bonne solution, notamment pour des demandes d’avis ou des remerciements !
Vous retrouvez une section « Aperçu » en dessous avec les différentes informations et notamment toute à droite une simulation du moment où le rappel s’enverra. Cliquez sur « Suivant » pour passer à la partie suivante.
Cette fois-ci, vous devez choisir l’expéditeur de votre message. Deux choix s’offrent à vous : l'expéditeur partagé (numéro court à 5 chiffres) ou l’expéditeur personnalisé.
L’expéditeur partagé est un numéro à 5 chiffres qui permet de recevoir les réponses de vos contacts. L’expéditeur personnalisé, lui, ne permet pas les réponses de vos contacts. En choisissant ce type d’expéditeur, vous pourrez utiliser le nom de votre entreprise par exemple.
Attention ! Les règles pour la longueur de caractères de l’expéditeur ne sont pas les mêmes selon les pays. Pour la France par exemple, vous avez à disposition 11 caractères maximum. Vous retrouverez ces informations dans la section « Information » à droite. Une fois le choix de l’expéditeur terminé, cliquez directement sur « Suivant ».
Pour cette dernière étape, vous devez rédiger votre message. Vous pouvez, dans un premier temps, utiliser des modèles de SMS pré-enregistrés en amont. Cliquez sur celui que vous souhaitez utiliser puis cliquez sur « Appliquer ». Le message sera rempli automatiquement avec ce que vous aurez configuré.
Si vous n’utilisez pas de modèles de SMS, vous devez écrire votre message dans la case correspondante. Il vous est possible d’activer les caractères spéciaux et les émojis (à savoir qu’en sélectionnant cette option, le nombre de caractères par SMS descend à 70 au lieu de 160).
Vous pouvez aussi personnaliser votre SMS en temps réel avec quatre options : « Date/Heure », « Titre de l’événement », « Description » et « Localisation ». Il s'agit des champs de votre rendez-vous dans votre calendrier. Pour « Date/Heure », vous avez aussi le choix du format entre la date, l’heure ou les deux combinés.
Lorsque vous avez fini la rédaction de votre message, vous pouvez le sauvegarder en tant que modèle pour vos prochaines configurations de rappel de rendez-vous.
En dessous vous trouverez, une nouvelle fois, une section « Aperçu » avec des exemples d’événements retrouvés dans votre calendrier et le message qui serait envoyé pour ces événements.
Une fois tout terminé, cliquez sur « Créer ». Et voilà ! Votre configuration est prête et vos SMS sont prêts à être envoyés. Il ne nous reste plus qu'à voir la création de vos rendez-vous sur votre calendrier.
A savoir, vous pouvez aussi modifier, activer/désactiver, supprimer vos configurations, mais aussi afficher le journal des événements.
Que ce soit avec un calendrier Google ou Microsoft Outlook, vous devez créer vos rendez-vous pour que vos rappels de rendez-vous s’envoient correctement depuis notre plateforme. Si vous souhaitez personnaliser le corps de votre message, pensez à bien indiquer les informations correspondantes lors de la création de l’événement sur votre calendrier.
Il est évidemment capital d’ajouter le numéro de téléphone dans le champ indiqué dans la configuration du rappel de rendez-vous. Le message ne pourra pas être envoyer si ce n’est pas le cas !
Votre SMS est envoyé ! Voici un exemple de rappel de rendez-vous envoyé par SMS sur la plateforme SMSFactor.
