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Dans ce tutoriel, découvrez comment automatiser l’envoi de SMS par mail grâce à la redirection automatique de certains de vos mails.
Attention : nous vous conseillons de bien vérifier que la redirection de certains e-mails reçus soit autorisée avec votre messagerie professionnelle. N'hésitez pas à contacter votre administrateur informatique.
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Lorsque vous êtes connecté à notre plateforme SMS, vous avez la possibilité de choisir entre les différents univers proposés. Pour réaliser vos SMS par mail automatique, vous devez choisir « Mail to SMS ».
Tout d’abord configurez votre mail to SMS normalement depuis la plateforme SMSFactor. Vous ne savez pas encore comment faire ? Consultez d’abord notre tutoriel de configuration mail to SMS !
Pour ce tutoriel, nous avons pris l'exemple d'un chef d'entreprise recevant un SMS automatique lorsqu'un client remplit et envoie un formulaire de contact. Si vous avez déjà configurer votre mail to SMS sur notre plateforme, vous pouvez directement vous rendre à l'étape 3.
Pour ce tutoriel, nous avons choisi l’option « Numéro de téléphone dans l’adresse mail (avant le caractère @) » pour le champ du numéro de téléphone
Pour le type d’expéditeur, nous prenons « Expéditeur personnalisé ».
Un expéditeur personnalisé (alphanumérique) n'autorise pas la réception des réponses de vos contacts. Caractères spéciaux autorisés : _ - ' . et l'espace. Les règles changent selon votre pays d'envoi.
Au niveau de la configuration, nous avons sélectionné les trois options : la détection et le raccourcissement des liens, la détection et la suppression des signatures d'e-mail et le choix d'utiliser toujours le même numéro de téléphone.
Attention ! Concernant la dernière option, elle peut être utile si vous savez en avance le numéro de téléphone destinataire.
A noter : Une fois le numéro renseigné, vérifiez bien d’avoir cliqué sur « Ajouter le numéro de téléphone » avant de sauvegarder.
Pour cet exemple, sachez qu'il n’est pas utile de remplir la section « Expéditeurs et IP autorisés ».
Dans notre exemple, le mail to SMS automatique se traduit par une redirection de certains e-mails reçus vers un numéro de téléphone préenregistré. Il n’y a donc pas besoin d’enregistrer des expéditeurs et des IPs à utiliser dans cet exemple. Vous pouvez parfaitement utiliser ces options selon vos besoins.
Une fois toutes les étapes terminées, cliquez sur « Créer ».
Votre configuration de Mail to SMS sur notre plateforme est bien terminée. Vous pouvez retrouver cette dernière dans la rubrique « Configurations ». Vous avez la possibilité de réaliser différentes actions : modifier, désactiver, changer, envoyer un e-mail de test ou bien supprimer votre configuration.
Vous voyez également apparaître deux adresses mails différentes, une pour vos envois marketing et une pour vos envois d'alertes. En cliquant sur l'icône à côté de ces adresses mail, cela vous permet de les copier.
A savoir : lorsque vous copiez l'une des deux adresses mails, vérifiez bien que vous copiez la bonne car les règles d'envoi changent selon le but du message.
Pour l'envoi à but marketing, il faut respecter des horaires d'envoi précis :
Réfléchissez donc bien à l’adresse mail à utiliser. Prenons un exemple : si vous souhaitez recevoir des SMS lorsqu’un client a rempli un formulaire de contact sur votre site, privilégiez le SMS alerte car il est tout à fait possible que le client réalise cette opération en dehors des horaires d’envoi à respecter pour l’envoi de SMS marketing. Avec le SMS alerte, vous n’aurez pas de contraintes d’horaires d’envoi. Et comme vous êtes vous-même le destinataire du SMS, pas de contrainte légale à respecter !
Une fois votre configuration finalisée, il est maintenant temps d'automatiser l'envoi de vos SMS. Vous devez vous rendre sur votre messagerie pour créer une « règle » qui permet la redirection du mail reçu vers l'adresse e-mail de votre choix (l’adresse e-mail de votre configuration mail to SMS). Pour continuer l’exemple de ce tutoriel, nous utilisons Outlook mais le fonctionnement est très similaire sur d’autres messageries.
Attention : nous vous conseillons de bien vérifier que la redirection de certains e-mails reçus soit autorisée avec votre messagerie professionnelle. N'hésitez pas à contacter votre administrateur informatique.
Sur votre messagerie Outlook, cliquez sur les trois points en haut tout à droite, puis sur « Règles » et enfin « Gérer les règles ».
Pour créer votre règle, cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle ».
Une fois la règle créée, remplissez les informations selon vos critères. Tout d’abord, donnez un nom à votre règle. Ensuite, choisissez la condition qui permettra d'automatiser l’envoi de SMS.
Pour continuer sur l’exemple du formulaire du contact d’un site, nous avons sélectionné « L’objet contient » et nous avons indiqué l’information « Formulaire de contact ». Enfin pour l’action, sélectionnez « Redirigez vers » et insérez l’adresse e-mail de votre configuration mail to SMS (que ce soit marketing ou alerte) en faisant bien attention d’avoir renseigné le bon numéro de destinataire avant le « @ ».
Votre règle est créée. Vous pouvez à tout moment la modifier ou la supprimer.
Nous vous conseillons de tester la configuration du mail to SMS en vous envoyant un mail avec les informations nécessaires. Ici, nous nous sommes envoyé le mail suivant.
Voici le SMS reçu par le numéro enregistré !
Lorsque le test est validé, la configuration est terminée. Vous savez maintenant comment automatiser l'envoi de SMS à chaque fois que vous recevrez un mail qui répond à la règle que vous aurez définie.