Automatisez vos rappels de rendez-vous par SMS grâce à votre agenda Google

Grâce au service web Zapier vous pouvez en quelques clics connecter votre compte SMSFactor à votre agenda Google. De cette façon vous pourrez automatiser vos rappels de rendez-vous par SMS depuis votre agenda Google et cela sans avoir besoin du moindre développement.

Si vous n’êtes pas à l’aise avec ce type de web application sachez que nous avons créé en interne notre propre module de rappel de rendez-vous par sms. Cette solution est également gratuite alors n’hésitez pas à la consulter si vous désirez aller au plus simple.

Nous allons donc voir dans ce tutoriel étape par étape comment lier ces deux comptes entre eux :

Création de votre compte Zapier

Pour créer votre compte allez sur cette page et renseignez vos informations.Une fois cela fait vous recevrez un mail de confirmation de création de compte et pourrez ainsi vous connecter.

A noter que l’utilisation de votre compte Zapier reste gratuit tant que votre nombre d’actions ne dépasse pas les 100 soit l’envoi de 100 SMS mensuels. Autrement, il vous faudra penser à prendre un compte payant. Le potentiel de 100 SMS reste toutefois amplement suffisant pour un médecin ou n’importe quel libéral à son compte.

Connectez vous à la plateforme

Désormais muni de votre identifiant et mot de passe il ne vous reste plus qu’à vous connecter pour vous lancer dans l’aventure Zapier.

Make a zap

Une fois que vous êtes connecté à votre compte Zapier vous tombez directement sur votre tableau de bord. Depuis celui-ci cliquez en haut à droite sur le bouton « Make a Zap » comme sur la photo.

Nous allons maintenant connecter SMSFactor avec votre agenda Google afin de pouvoir lier les deux applications.

Mise en place de votre action Google Agenda

Dans un premier temps il vous faut sélectionner l’application Google Calendar
Puis sélectionner l’action (trigger) « Event Start » et cliquer sur « Save + Continue »
Cliquer sur « Connect a New account », autorisez l’accès de votre compte Gmail à Zapier et cliquez sur « Continue »

Sélectionnez votre calendrier d’où partiront vos confirmations de rendez-vous par SMS.

Vous choisissez le moment où partent vos SMS avant votre événement. Ici nous avons choisi une journée. De cette façon nos patients/clients recevront un rappel de leur rendez-vous par SMS exactement 24h avant celui-ci et cela automatiquement sans que nous n’ayons rien à faire.

Nous y sommes presque ! Cliquez sur « Continue » et confirmez en cliquant sur la page suivante sur « Fetch & Continue »

Mise en place de votre action SMSFactor

Sélectionnez comme deuxième action l’application SMSFactor
L’action « Send SMS » est déjà présélectionnée donc vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Save + Continue »
Cliquez sur « Connect a New Account » afin de pouvoir ajouter votre compte SMSFactor
Connectez votre compte SMSFactor en entrant vos identifiants (Adresse mail et mot de passe) et cliquez sur « Yes, continue » puis « Save + Continue »

Liez et paramétrez vos comptes

1- En premier lieu nous allons rédiger le message type que vous désirez envoyer à vos patients/clients par SMS.

Ici nous avons pris l’exemple d’un médecin et désirons donc personnaliser notre message pour que soit bien indiqué à notre patient l’heure de son rendez-vous ce qui est possible grâce aux champs de personnalisation. Sachez que vous pouvez aller jusqu’à personnaliser votre message avec 4 champs différents. Pour ajouter un champ cliquer sur « Insert field »

« Rappel : Vous avez rendez-vous demain avec le docteur Léa le {Event Begins(Pretty)} »

* Si vous souhaitez personnaliser vos messages avec la date et l’heure du rendez-vous avec un autre format que le format anglais, veuillez-vous référer à la dernière étape en bas de page.

2- Message Push Type : Ici nous devons choisir le type de SMS que nous allons envoyer. S’agissant ici de rappels de rendez-vous par SMS nous avons donc choisi « Alert »

3- Date to send : Il est désormais temps de choisir la date d’envoi du SMS. Mais attention nous avons déjà paramétré auparavant que nous voulions que cet envoi s’effectue un jour avant le rendez-vous. Ici il faut pour des raisons d’intégration et de bonne liaison avec notre plateforme sms écrire manuellement « now ». De cette façon votre envoi partira bien comme prévu.

4- Sender * : Vous pouvez ici, si vous le désirez, personnaliser l’émetteur de votre message. Ici nous avons choisi de le faire et de mettre Medecin. Toutefois notez bien que cette possibilité est une simple option et n’est en aucun cas obligatoire.

*Attention : la personnalisation de l’expéditeur n’est pas disponible en Belgique mais l’est dans certains pays. Contactez notre service commercial pour en savoir plus.

5- GsmNumber : Dans cette case il faut indiquer à Zapier où prendre le numéro à qui envoyer votre message. Dans cet exemple nous avons décidé pour des raisons de simplicité de le mettre dans « Location »

Donnez un nom au Zap crée et mettez-le en mode « On »

Votre compte Google Agenda et SMSFactor sont désormais connectés !

Création de votre événement

Tout ayant bien été paramétré sur Zapier il est temps de paramétrer notre premier rendez-vous sur notre calendrier Google afin de vérifier que tout fonctionne correctement

1- Nommez votre événement. Ce nom étant uniquement pour vous vous pouvez choisir ce que vous voulez. Nous avons décidé pour notre part de mettre « Rappel de rendez-vous »

2- Ici il vous faut renseigner la date et l’heure de votre rendez-vous

3- Comme nous avons paramétré que le numéro était situé dans le lieu il faut donc mettre le numéro du patient dans la case avec le signe de géolocalisation.

 

Et c’est parti!!!

L’aventure est lancée vous pouvez désormais laisser votre Zap tourner tout seul et ne plus vous en occuper! Voici ci-contre le visuel de ce qu’a donné notre test.

Pour obtenir un autre format Date et heure que celui proposé par Zapier

* OPTION PAYANTE

Cette option vous concerne si vous souhaitez personnaliser vos messages en mettant la date et/ou l’heure de vos rendez-vous dans vos alertes sms. Ces options sont disponibles gratuitement sur Zapier mais au format Anglais, pour pouvoir appliquer le format de votre choix vous devez prendre un abonnement Zapier (L’abonnement basic à 20 euros par mois suffira pour appliquer cette option.)
Il vous faudra également suivre les instructions suivantes :

Ajoutez une action supplémentaire après l’action Google Agenda

Sélectionnez l’action « Formatter by Zapier », c’est celle-ci qui vous permettra de modifier le format date et heure dans vos alertes sms.

Cliquez sur l’option « Date/Time » puis « Save + Continue »
Choisissez l’option « Format » sur la liste déroulante
1- Choisissez la date que vous voulez mettre au format de votre choix. Ici nous avons choisi « Event Begins (Pretty) » car nous voulons que le SMS soit envoyé X temps avant le début du rendez-vous.

2- Le choix du format : Des formats déjà pré-crée apparaissent déjà sur la liste déroulante. Vous pouvez sélectionner l’un d’eux gratuitement comme nous avons pu le voir auparavant. Cependant si vous souhaitez un format qui n’apparait pas dans la liste déroulante il vous faut sélectionner « Use a Custom Value ». Dans ce cas un second onglet apparait ce qui vous permet de créer le format de votre choix.

3- Créez votre propre format : Vous pouvez vous diriger sur l’aide de zapier afin de voir quel code correspond au format que vous souhaitez.

Exemple pour une date du format de type « 19-07-16 à 16 :18 » Nous avons mis « DD-MM-YY à HH:mm »

Vous pouvez désormais sélectionner ce nouveau format dans l’onglet « message » de l’action SMSFactor en cliquant sur « Date/Time » puis « Start Datetime Pretty ».

Et voilà votre message et maintenant personnalisé avec le format français !

Le rappel de rendez-vous par sms est disponible sur d’autres agendas avec Zapier :
Utilisez Zapier pour relier Artichoke et SMSFactor et automatiser vos rappels de RDV par sms
Utilisez Zapier pour relier Cronofy et SMSFactor et automatiser vos rappels de RDV par sms
Utilisez Zapier pour relier Cogsworth et SMSFactor et automatiser vos rappels de RDV par sms
Utilisez Zapier pour relier Bookafy et SMSFactor et automatiser vos rappels de RDV par sms